Электронная почта для личной переписки используется всё реже. Социальные сети сократили расстояние между людьми. Сегодня гораздо проще написать сообщение ВК или на Facebook. Мало кто задумывается, от какого важного инструмента мы отказываемся.
После прочтения статьи вы:
- Узнаете секрет, как достучаться до людей, принимающих решения
- Повысите эффективность обработки писем минимум в 2 раза
- Избавитесь от ошибок из-за поспешно отправленных сообщений
Хочу поделиться 4 пунктами, которые позволят пересмотреть отношение к электронной почте.
1 – Обдуманное послание
Чтобы написать письмо, отправитель должен продумать содержание письма, чтобы получить ответ. В электронной почте нет статуса онлайн, поэтому отправитель заранее готов к длительному ожиданию ответа. Когда пишете письмо, эмоции притупляются, что позволяет получить более конструктивное послание по сравнению с социальными сетями.
В социальных сетях наоборот. Написание сообщения ВК и отправка часто занимают не больше минуты. Мы можем на эмоциях отправить сообщение, а сразу после пожалеть об этом. Часто отправители сообщений в социальных сетях не задумываются даже о том, чтобы написать имя и расставить знаки препинания. Это напрямую влияет на уменьшение грамотности и межличностного уважения.
Электронная почта – это великолепный способ донести важную мысль до адресата.
Размеренно и рассудительно.
2 – Дизайн письма
В электронном ящике вы можете выделить необходимые строки. Жирный шрифт, заголовки, подпись – ваши помощники в написании эффективных писем.
Вот общие рекомендации:
- Обязательно напишите тему письма. Ёмкую и точную
- В начале письма всегда здоровайтесь и обращайтесь по имени
- Используйте в деловой переписке только «Добрый день». Утро, вечер и ночь – относятся к неформальной онлайн-беседе
- В первом предложении опишите коротко, зачем написали письмо
- Используйте нумерацию пунктов в письме
- Каждый пункт выделяйте жирным шрифтом. Так, получатель сможет быстро окинуть взглядом письмо и понять смысл. Это напрямую влияет на скорость ответа.
- В конце письма задайте, который еще раз напомнит получателю о цели письма
- После вопроса пожелайте хорошего дня/удачных продаж или что-то доброе
- Не забывайте подписываться. В подписи обязательно должно быть ваше имя, телефон и должность
Используя эти советы, я установил связь с издательствами, которые высылают мне по 10 книг в месяц для обзоров. Так, я нашел спонсоров для своего путешествие в США. А вы были бы готовы просто написать письмо правильно, чтобы получить 150 000 рублей?
3 – Отмена действий
Как вы поступаете с важными сообщениями на Facebook? Читаете и сразу отвечаете? Это было бы идеально, но иногда нужно время, чтобы ответить. Или, может, вы просто не хотите отвлекаться.
Еще бывает, вы не хотите, чтобы человек узнал о прочтении сообщения. В этом случае непрочитанные сообщения будут висеть в профиле, как надоедливая заноза. Притом, что отправитель ожидает ответа если не мгновенно, то в ближайшее время.
ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА – СПАСЕНИЕ
Вы можете прочесть письмо и снова сделать его непрочитанным. Ситуация лучше, чем с соцсетями, но не идеальна. «Заноза непрочитанности» займет место в краткосройной памяти. Гораздо лучший вариант – это пометить письмо ярлыком. Если вы выработаете привычку заглядывать в папке Важные в нужное время, это уже облегчит вашу жизнь.
Бывало, что вы жалели об отправке сообщения? Уверен, да.
В современных ящиках можно отменить отправку в течение 5 секунд после нажатия кнопки. Такая опция есть в Gmail. Вы не представляете, сколько мыслей пролетает за эти секунды. Поверьте, это выручит вас еще ни один раз.
4 – Инструмент тайм-менеджмента
Более продвинутый способ повысить продуктивность онлайн-общения — это откладывание задач. «Я тоже этим занимаюсь каждый день», — воскликнешь ты и будешь прав. Только вот правильно откладывать тоже нужно уметь.
Учитывая мою деятельность, я каждый день получаю больше 20 писем, не считая ответы. Для того, чтобы не утонуть в корреспонденции я перешел на приложение Inbox от Gmail. В нем я могу быстро избавляться от низкоприоритетных писем простым смахиванием вправо. Важные письма я смахиваю влево и выбираю время, когда Inbox напомнит о письме. Так, я распределяю ответы на письма в течение недели в зависимости от их значимости.
В Яндекс.Почта есть функция отправить в нужное время. Просто сказка.
Написал письмо в выходной день, поставил время отправки в понедельник в 10:00. Так, первое, что увидит получатель – это ваше письмо. Чем еще хорош этот метод: вы можете изменить письмо, пока оно не было отправлена. Жду эту функцию у Google.
В Inbox есть полезная функция ответа от имени нескольких ящиков. Письма, отправленные на емейлы 3-х моих компаний, персонального сайта и блога, приходят в Inbox. Нажимая «Ответить», адрес отправителя автоматически становится тем, на который было получено это письмо. Потрясающе удобно!
Выше я описал 4 пункта, которые помогут вам добиваться больших результатов и заметно упростить жизнь. Буду рад, если после этой статьи вы пересмотрите отношение к электронной почте.
Вывод:
Пользуйтесь старушкой-почтой. Электронная почта – ваша верная спутница на пути к личной эффективности.
Я с удовольствием читаю каждое письмо от читателей моего блога. В социальных сетях я отвечаю реже. Зная этот маленький секрет, вы легко можете получить ответ на свой вопрос по бизнесу.
